connaissance de word (1)

Présentation

Il ne faut pas se faire d’illusions les traitements de texte évoluent au rythme d’une mise à jour tous les six mois, et chaque fois il y a suffisamment de nouveautés pour que vous n’ayiez pas le temps de les assimiler avant l’arrivée de la prochaine version. Word ne fait pas exception à cette règle, et nous allons essayer de résumer les points les plus importants des récentes moutures de Word. Celles employées encore aujourd'hui par la grande majorité possèdent à peu près les mêmes possibilités. Par contre, les versions de Word intégrées dans les suite Office 2000, et les suivantes, possèdent certaines fonctionnalités nouvelles dont nous ne parlerons pas ici, pour la simple raison que, tels 95% des utilisateurs, nous ne les avons pas utilisées et n'en avons pas ressenti la nécessité. Elles possèdent aussi certaines fonctionnalités automatiques particulièrement stupides qui ne constituent pas forcément un progrès.

Notre longue expérience nous a permis de constater que la plupart des logiciels sont livrés avec un mode d'emploi (quand il y en a un) absolument non pédagogique, ce qui laisse à penser que les informaticiens qui les ont conçus n'ont jamais fait l'effort de réfléchir au fait que les utilisateurs dans leur grande majorité ne sont pas informaticiens (et c'est tant mieux). Par ailleurs ces logiciels, tels Word, sont conçus par une énorme équipe, chacun étant responsable d'un petit bout de code sans souvent se préoccuper de ce que développe son voisin. On aboutit ainsi à un monstre informatique dont l'usage devient d'une énorme complexité et vous fait souvent perdre du temps au lieu d'en gagner.

En fait notre objectif dans ce chapitre est d'aider aussi bien le débutant que le faux débutant à exploiter les fonctionnalités utiles de Word pour réaliser un rapport. Nous pensons bien évidemment aux étudiants confrontés à un TIPE, un rapport de stage ou de Master, voire une thèse.

Nous avons, dans un autre chapitre, donné de nombreux conseils pour mener à bien le travail préparatoire à la rédaction du rapport, ici il s'agit de voir l'aspect pratique du traitement de texte, avec l'objectif de toujours se simplifier la vie au maximum. Pour cela il faut avoir bien compris les principales fonctionnalités de l'outil Word et surtout savoir dans quel ordre les employer. Pour cela nous allons examiner les divers menus déroulants et barres d'outils à notre disposition en insistant sur ce qui sert, ce qui est inutile et les pièges dans lesquels il ne faut pas se laisser prendre.

Le menu principal

Quand on ouvre Word on obtient une fenêtre dont la partie haute se présente plus ou moins comme sur l'image ci-dessus, dont nous allons détailler tous les éléments: La première remarque que vous pouvez faire c'est que les couleurs sont vraisemblablement différentes sur votre machine. Cela est normal car l'ensemble des éléments colorés est défini non dans Word mais dans Windows et peut-être modifié par l'utilisateur, on y revient par ailleurs. La première ligne est identique sur tous les PC et correspond à un ensemble de menus déroulants qui permettent à eux seuls d'utiliser et de définir toutes les fonctionnalités de Word. Les lignes inférieures sont des barres d'outils personnalisables pratiques mais pas indispensables. Examinons chaque menu de la première ligne.

Fichier

Lorsqu'on clique sur le menu Fichier on ouvre un sous-menu tel celui figurant à gauche. La ligne nouveau permet de créer un nouveau document vierge et éventuellement de lui conférer une formatage particulier déjà prédéfini via une nouvelle fenêtre analogue à celle ci-dessus qui vous propose de créer soit un document Word, soit une page Web s'il s'agit d'un nouveau document conforme au modèle standard qui s'appelle normal.dot. Mais vous pouvez imaginer un nouveau modèle de document avec un format particulier, une police de caractère exotique,etc. que vous pensez réutiliser fréquemment et donc sauvegarder afin de pouvoir le réutiliiser ultérieurement sans avoir besoin de tout reconfigurer, dans ce cas il faut cocher la case Modèle en bas à droite. Cette fenêtre vous montre qu'en dehors du cas Général le plus courant vous pouvez en outre sélectionner un type particulier de document pour lequel soit un modèle spécifique existe déjà, soit vous allez le créer. Par exemple si vous cliquez sur Publications vous allez avoir le choix entre créer un annuaire, une brochure, un manuel ou une thèse et pour chacun de ces documents un modèle préétabli par Microsoft existe que vous pouvez utiliser tel quel ou modifier en créant votre propre modèle à partir de celui-ci.

La seconde ligne du menu Fichier est Ouvrir ce qui vous permet d'accéder à un fichier déjà existant dans un certain répertoire. La ligne Enregistrer comme dans la quasi totalité des logiciels sous Windows permet d'enregistrer le fichier que vous venez de créer, par défaut dans un répertoire prédéfini dans l'ensemble qui s'appelle Mes Documents. A noter que si le document a déjà été enregistré en cliquant sur Enregistrer vous le réenregistrez à la place de sa version précédente instantanément car Word ne vous demande pas votre avis (et donc perdez la version précédente ce qui peut-être une catastrophe), tandis que si vous cliquez sur Enregistrer sous... vous ouvrez une nouvelle fenêtre de dialogue et avez alors la possibilité d'enregistrer votre document sous un autre nom ou dans un autre dossier. Rappelez-vous que Word mémorise toujours la dernière adresse où vous avez enregistré un fichier et que lorsque vous cliquerez ultérieurement sur Enregistrer c'est cette adresse qu'il utilisera automatiquement.

Plus bas vous avez une liste de fichiers qui sont les derniers sur lesquels vous avez travaillé, ce qui permet de les rappeller éventuellement très facilement en cliquant simplement sur leur nom. Le nombre de fichiers que vous affichez est modulable. Dans la plupart des versions de Word ce nombre est 4 par défaut ce qui peut se révéler insuffisant. On peut le modifier en allant dans le sous menu Options.

En cliquant sur le double chevron en bas on ouvre la suite du sous menu.

On obtient ainsi la possibilité d'enregistrer le document sous forme d'une page Web. Je déconseille fortement de réaliser un site web en utilisant cette procédure. Il est infiniment plus efficace d'utiliser un logiciel spécialisé tel Dreamweaver.

La fonction Mise en Page est utile. Elle va ouvrir un sous menu qui permettra de choisir le mode Portrait (classique) ou le mode Paysage (page en largeur dite à l'italienne) et la taille de votre page. En général on choisit le format A4 mais si vous avez une imprimante le permettant vous pouvez faire des affiches d'un format supérieur. Si vous souhaitez relier correctement votre document vous pouvez définir une marge plus large côté reliure, etc.

Ensuite vous aurez la possibilité de voir un Aperçu avant impression qui vous permettra de rectifier eventuellement des anomalies. La fonction Imprimer appelle l'imprimante et vous laisse la possibilité de définir quelles pages vous imprimez, et dans quel ordre (selon l'imprimante).

Le menu Envoyer vers permet d'envoyer votre document directement vers un télécopieur ou un mail.
Le menu Propriétés est destiné à créer un résumé du document. C'est utile pour l'archivage. La fonction statistiques qui permet de savoir combien de mots comporte le document est intéressante pour les personnes qui publient car fréquemment la taille du document doit respecter un certain nombre de mots et c'est très fastidieux de compter les mots manuellement.

Edition

Le menu Edition est important, il permet d'annuler une ou plusieurs actions ou au contraire de revenir sur l'annulation. A noter que cette fonction, comme beaucoup d'autre n'est possible que s'il y a une action à annuler. Ainsi sur la figure de gauche la fonction annuler est impossible et c'est affiché en grisé simplement parce que l'image a été réalisé à partir de word mais sur un document vierge, donc par hypothèse on ne peut rien annuler. Par contre la fonction Coller est active car elle ne fait pas référence au document Word mais au contenu du presse-papiers lequel contient à l'instant même une image. En utilisant la fonction Coller le contenu du presse-papiers est collé tel quel, tandis qu'en utilisant Collage spécial... on dispose de la possibilité de modifier la nature du contenu du presse-papiers ainsi un morceau de texte peut-il être collé en tant que portion de fichier HTML ce qui signifie que Word serait capable d'ajouter au texte brut les caractères de formatage d'un fichier pour le web au moment du collage. En pratique ça ne marche pas très bien et l'on perd ensuite beaucoup de temps à corriger le résultat.

Les fonctions Effacer ou Sélectionner tout n'appellent pas de commentaires particuliers.

La fonction Rechercher Remplacer Atteindre est particulièrement utile dès lors qu'on veut en particulier corriger un texte: l'exemple type, c'est le remplacement d'un mot par un autre dans tout un document. En cliquant sur remplacer on va ouvrir une fenêtre permettant de définir le mot à remplacer et son remplaçant

Affichage

Ce menu permet diverses possibilités d'affichage : en mode normal votre texte occupe l'ensemble de la largeur de la fenêtre et utilise donc des caractères assez gros, mais aucun des habillages tels les figures intégrées dans votre document ne sera visible, il s'agit du texte brut. En mode page, de beaucoup préférable on est en mode wysiwyg (what you see is what you get) c'est à dire qu'on voit exactement ce qui sera imprimé. Dans ce cas on dispose en outre d'une échelle aussi bien horizontale que verticale ce qui facilite la mise en page.

En mode web le document est affiché comme s'il s'agissait d'une page web, tandis qu'en mode plan seul ce dernier est affiché, dans la mesure où vous avez un texte avec des titres et sous-titres enregistrés comme tels et permettant de dégager un plan ce qu'on verra plus loin.

la commande Barres d'outils est fondamentale puisqu'elle donne accès à un sous-menu listant l'ensemble des barres d'outils disponibles, c'est à dire celles qui sont affichées actuellement, celes qui ne le sont pas et celles que vous avez personnalisées. En règle générale les barres d'outils prédigérées par Microsoft sont conçues pour une secrétaire commerciale, elles ne sont donc pas correctement adaptées pour un usage scientifique qui implique des indices, des exposants et divers caractères spéciaux. On aura donc la nécessité, en tant que scientifique de personnaliser en rajoutant ce qui manque.

En effet, dans les premières versions de Word, nous avions souvent pesté contre la limitation à une seule ligne de la barre d’outils modifiable. Il est maintenant remédié à cet état de fait et l’on peut tout modifier et ajouter autant de barres d’outils personnalisées que l’on veut. Par défaut Word en affiche deux au démarrage l'une dite standard et l'autre mise en forme. Mais vous identifiez immédiatement dans le sous menu barre d’outils qui vous donne accès à un ensemble d'une douzaine de barres d’outils spécialisées, pour le dessin, pour l’édition de tableaux, pour les bordures, etc., la ligne personnaliser qui vous autorise à personnaliser la barre d’outils sélectionnée (ou plus exactement toutes celles qui seront affichées à l’écran) ainsi qu’un bouton “ nouvelle ” qui vous permet d’en créer une de toutes pièces en y incorporant soit une sélection de boutons que vous allez piquer dans d’autres barres préétablies, soit des fonctions nouvelles non implantées mais utiles pour vous. Par défaut, chaque barre comporte un certain nombre de fonctions prédéfinies (en nombre croissant à chaque nouvelle version) mais toutes ne sont pas implantées. Ainsi dans la barre de mise en forme les indices et les exposants ne sont pas implantés par défaut, mais la fonction existe et il vous suffit de la rajouter dans la sélection pour qu'elle apparaisse en haut de votre écran. Dans les versions d'office on dispose de divers logiciels utilisables en liaison avec Word (comme Excel par exemple), leur bouton d'appel figure dans la barre standard de Word, même si vous n'avez pas installé le logiciel en question, mais vous pouvez le supprimer sans problème pour gagner de la place et pouvoir ajouter un autre bouton utile pour vous. Il va de soi que si l’on peut ajouter des boutons on peut tout aussi aisément enlever ceux que l’on juge inutiles. Pour cela, sur l'une des barres affichées, cliquer sur la petite flèche orientée vers le bas en bout de la barre qui permet d'ouvrir la possibilité de personnalisation (ajouter/supprimer des boutons). Il suffit alors de sélectionner ou désélectionner le ou les boutons concernés.

A partir de la troisième barre d'outils celle-ci sera généralement affichée non plus horizontalement en haut de l'écran mais dans une petite fenêtre verticale ou horizontale que l'on peut déplacer en la sélectionnant (en amenant le curseur de la souris sur la bande titre de la barre) et la faisant glisser (avec la touche gauche de la souris enfoncée) jusqu'à l'endroit désiré.

Dans le menu affichage, on a aussi la commande En-tête et pied de page dont l'utilité est manifeste lors de la réalisation de gros documents.

De gauche à droite chaque icône représente les fonctions suivantes : insertion d'un numéro de page (d'office dans l'en-tête si c'est l'en-tête qui est sélectionnée), insertion du nombre de pages, configuration du numéro de pages (type de caractère, position, première page numérotée, etc.), insertion de la date, de l'heure, on trouve ensuite la mise en page, le masquage/affichage du texte du document, en-tête identique au précédent, basculement en-tête/pied de page, et enfin affichage des en-tête ou pied de page précédent ou suivant. Le menu insertion automatique prévoit un certain nombre de possibilités de texte standard à insérer soit en en-tête soit en pied de page, il suffit de cliquer.

En grisé on trouve dans le menu affichage notes de bas de page : il s'agit de la fonction affichage d'une telle note. Ainsi en cliquant sur cette ligne (si elle n'est pas en grisé) on va pouvoir amener le curseur de la souris sur l'endroit de la page auquel correspond la note de bas de page (repéré par un chiffre en exposant) et alors le contenu de la note s'affiche dans une mini fenêtre. Même chose pour les commentaires.

La fonction zoom permet de définir la taille de l'affichage de la page (par ex: 144% de sa taille réelle), cette fonction fait double emploi avec la même fonction présente dans la barre standard.

menu Insertion

		Il comporte de nombreuses possibilités d'insertion, certaines sont évidentes, d'autres nécessitent un commentaire. L'insertion d'un Saut concerne soit un saut de page, ou de colonne. Il peut aussi s'agir d'un saut de section, c'est à dire pour parler français d'un changement de chapitre avec saut de page ou sans saut de page (continu). A quoi cela sert-il en pratique? On comprend aisément l'utilité d'un saut de page quand on change de chapitre, mais pourquoi différentier saut de page et saut de section? En fait c'est important pour différentier les en-tête par ex : dans un livre on affiche en général en en-tête le titre du chapitre sur chaque page. Il est donc indispensable d'effectuer un saut de section à chaque changement de chapitre sinon il sera impossible de différentier les en-têtes.
	L'insertion automatique concerne des formules que l'on emploie très fréquemment comme les références d'une société, une formule de politesse...que l'on peut préenregistrer une fois pour toutes et insérer à la demande d'un simple coup de souris. Les champs concernent l'exploitation du langage word basic pour des documents plutôt du type formulaire. Les Caractères spéciaux sont tous ceux que l'on ne peut atteindre simplement à partir d'une touche du clavier tels par ex le caractère copyright ©, les caractères grecs ou arabe et divers symboles typographiques.

Le sous-menu Note de bas de page va vous permettre d'insérer de telles notes: il suffit de placer le curseur à la fin du mot auquel fait référence la note, Word va insérer automatiquement le numéro de la note et vous ouvrir en bas de l'écran une zone pour écrire ladite note, pensez à choisir une taille de caractères plus petite que pour le reste du texte. L'option renvoi fonctionne de la même façon, mais suppose que vos paragraphes sont numérotés car on ne peut renvoyer qu'à un numéro de paragraphe.

Tables et index: il s'agit d'un dispositif majeur. En cliquant sur ce sousmenu vous allez obtenir la possibilité de créer ou de mettre à jour la table des matières de votre document ainsi que de générer un index presque automatiquement. Considérons l'option table des matières. Nous supposons que votre document a été correctement mis en forme, il comporte donc des titres de chapitres et des sous-titres de rang parfaitement hiérarchisé. Dans l'exemple de gauche il y en a trois dont on voit la présentation. On s'intéresse au document papier. Entre le texte d'un titre et le numéro de page on introduit souvent un pointillé, mais l'option caractères de suite vous donne d'autres choix possible, de même le format de cette table peut être changé à la demande soit en utilisant un modèle préexistant soit en en créant un. On voit que l'on peut créer une table complète intégrant tous les niveaux de sous-titres ou au choix se limitant comme dans cet exemple au niveau trois. Les menus options et modifier vous permettent toutes les modifications de présentation avec prévisualisation du résultat avant de sauvegarder la modification.

Bien évidemment c'est la même procédure pour les autres tables, il suffit d'avoir correctement numéroté les illustrations ou les références.

Pour réaliser une table des index la procédure s'effectue en deux temps. La première étape consiste à établir la liste des mots ou expressions qui vont être indexés dans votre texte. Pour cela on crée, dans un nouveau fichier, un tableau à deux colonnes : dans la colonne de gauche on relèvera les mots du texte à indexer dans n'importe quel ordre, le plus simple étant de lire le texte et de noter les mots au fur et à mesure qu'on les rencontre. Dans la colonne de droite on fera correspondre à chaque mot de la colonne de gauche le mot qui figurera dans l'index. Ce mot sera souvent le même mais pas forcément, ainsi par exemple on peut avoir dans la colonne de gauche Roi-Soleil et dans celle de droite on mettra Louis XIV. Précisons que ce tableau va donc comporter autant de lignes qu'il y a de mots à indexer. Une fois ce travail essentiel réalisé, on sauvegarde ce tableau sous un nom de fichier quelconque puis on va le trier dans l'ordre de A à Z (voir la procédure dans le menu tableau).

On revient alors au document à indexer en positionnant le curseur au début. On ouvre le menu insertion/index et l'on coche la case marquage automatique. Une fenêtre de dialogue s'ouvre et vous demande le nom du fichier associé dans lequel se trouve votre tableau, vous l'indiquez et cliquez sur OK. Vous allez constater immédiatement un certain nombre d'ajouts dans votre document qui va passer en mode d'affichage complet (c'est à dire avec l'ensemble des caractères qui ne sont pas imprimés). Vous amenez maintenant votre curseur à l'endroit où vous voulez placer votre index, généralement à la fin du document. Pensez à faire un saut de page avec saut de section pour que votre index démarre bien en haut d'une page. Vous rouvrez à nouveau le sousmenu index, vérifiez par exemple qu'il est prévu avec deux colonnes si c'est votre choix et l'alignement des numéros de page, puis cliquez à nouveau OK. C'est tout, votre index est créé et si vous avez trié votre tableau dans l'ordre alphabétique vous constatez que l'index est dans l'ordre alphabétique.

insertion d'image : On dispose de plusieurs possibilités pour insérer une image dans un document Word. Soit on ouvre le sousmenu insertion d'image et ensuite on va chercher cette image dans une bibliothèque ou un fichier, soit on dispose de cette image dans un autre document ou un logiciel de traitement d'image et l'on peut tout simplement utiliser la procédure du copier/coller. Il suffit de penser au préalable à placer le curseur là où l'on souhaite intégrer l'image. Il reste alors à la positionner correctement par rapport au texte. Pour cela il suffit de sélectionner cette image dès qu'elle est dans votre texte. Normalement, avec les dernières versions de Word, le fait de sélectionner une image ouvre automatiquement la barre d'outils image (ci-dessous).

Il vous est alors possible de déplacer l'image avec votre souris, mais surtout de l'habiller avec le texte en cliquant sur l'icône avec un chien, et de lui faire subir divers traitements élémentaires du type éclaircissement ou variation de contraste, l'encadrer avec un cadre plus ou moins large de la couleur de votre choix. Bien évidemment vous pouvez ajuster sa taille, mais rappellez-vous que la place occupée par l'image dans la mémoire dépend de sa taille initiale et non de sa taille finale (c'est une notion importante pour un fichier web).

insertion d'une zone de texte : sous word vous disposez de la possibilité d'insérer une zone de texte n'importe où sur une page, et en particulier sur une image ce qui est bien utile pour ajouter une légende ou pointer un élément spécifique de l'image. Notons que la mini-barre d'outils associée vous permet d'orienter votre texte de bas en haut ou l'inverse ce qui pour un scientifique peut se révéler très utile.

On peut intégrer un fichier, un lien hypertexte appelant directement lorsque vous cliquez dessus le site web correspondant, ainsi qu'un objet, tel par exemple un clip vidéo. La procédure est intuitive dès lors qu'on a sélectionné le sous-menu correspondant.

présentation	pourquoi word
le menu principal	la première ligne
menu fichier
menu edition	couper/coller et plus
menu affichage
menu insertion	attention danger

	© 2000-2015 LHERBAUDIERE 10 pages à l'impression		dernière mise à jour 22 mars 2013