utiliser word (2)

la commande statistiques que nous avons déjà rencontrée, vous permet d'un simple clic de savoir le nombre de mots, de pages, de caractères, de paragraphes,etc. de votre document.

Synthèse automatique est une fonction pour paresseux devant rédiger un résumé ou une synthèse d'un document, mais ne comptez pas sur Microsoft pour vous faire un résumé intelligent.

Le suivi des modifications vous permet de visualiser ce que vous avez changé dans un document, à condition d'avoir activé cette fonction avant d'enregistrer votre texte modifié! La protection introduit un mot de passe pour pouvoir modifier le document, tandis que la collaboration en ligne n'est qu'une formule pour échanger des documents sur le web. La commande macro est idéale pour récupérer des virus (80% des vers utilisent cette voie pour s'introduire dans vos textes et donc se propager) et doit donc n'être utilisée que de manière très précautionneuse par un utilisateur connaissant bien le visual basic. Elle n'apporte rien a priori dans un document de type rapport de stage.

La commande modèles permet de modifier le modèle normal.dot, ce qui fait double emploi avec d'autres commandes, il en est de même de la commande personnaliser dont on a déjà parlé et qui figure en plusieurs endroits, montrant qu'effectivement Word est rédigé par des programmeurs peu curieux des commandes déjà intégrées par leurs collègues.

options : ce menu rassemble un grand nombre d'éléments de configurations de Word et chacun y trouvera de quoi personnaliser sa propre version en cochant ou décochant les cases appropriées (une centaine environ réparties en dix catégories). Il n'y a pas de piège particulier dans ces options.

le menu tableau

Il complète l'icône tableau qui figure dans la barre d'outils. L'icône permet seulement s'insérer un tableau en définissant graphiquement son nombre de lignes et de colonnes.

Le menu tableau possède la même commande insérer dans laquelle on indiquera au clavier ces mêmes quantités, mais aussi bien d'autres commandes de suppression (du tableau complet, d'une ligne sélectionnée, ou d'une colonne ou d'une cellule, ou bien sûr de plusieurs), la commande permettant la fusion de cellules sélectionnées et voisines ou au contraire leur fractionnement et l'insertion d'une ligne supplémentaire ou d'une colonne là où se trouve le curseur. Les cellules s'ajustent automatiquement par défaut en fonction de leur contenu.

La fonction conversion permet de remplacer un tableau par le texte qu'il contient ou vice versa. La fonction trier peut se révéler utile car elle est programmable et permet de réorganiser un tableau en tenant compte de l'ordre alphabétique (ou son invers), ou des dates ou de numéros par ligne ou par colonne.

La commande formule permet des calculs répétitifs dans chaque cellule, tandis que le masquage du quadrillage élimine toutes les limites visibles des cases.

La commande propriétés concerne l'habillage du tableau, son insertion dans le texte, les tailles de cellules,etc.

la première ligne de barres d'outils

Chaque icône correspond à une fonction déjà rencontrée dans les menus déroulants. Mais alors que dans les menus déroulants ces fonctions n'étaient parfois accessibles qu'au troisième sous-menu, ici elle sont directement accessible d'un simple clic de souris. Mais la plupart du temps le menu déroulant ouvre une possibilité de configuration alors qu'ici ce ne sera généralement pas le cas.

Ainsi de gauche à droite on va rencontrer la fonction nouveau document qui ouvre directement un nouveau document conforme au modèle normal.dot sans vous donner d'autre possibilité; l'icône dossier permet d'ouvrir un document Word déjà enregistré, de même la disquette permet d'enregistrer mais dès lors que le fichier a déjà été enregistré ne donne pas la possibilité de l'enregistrer ailleurs ou sous un autre nom. L'imprimante lance l'impression de l'ensemble du document. La loupe permet la fonction zoom et l'affichage en mode réduit des pages. C'est essentiel pour visualiser la mise en page et voir les anomalies du découpage. abc lance les correcteurs orthographique et grammatical phrase par phrase. On trouve ensuite les icônes couper, copier; coller, reproduire la mise en forme. Puis les fonctions annuler et rétablir (ajustables sur une ou plusieurs opérations: attention une fois le fichier enregistré on ne peut plus annuler une opération).

La série suivante d'icônes donne accès à des fonctions beaucoup plus élaborées puisqu'il s'agit d'insérer un hypertexte, de dessiner un tableau, d'insérer un tableau, d'insérer une feuille de calcul excel, de définir le nombre de colonnes du document, de faire un dessin (donc d'ouvrir la barre de dessin en bas de la fenêtre principale de Word, d'examiner le document en terme de titres...; la commande suivante permet de visualiser les caractères normalement invisibles. On trouve à sa droite la commande de zoom qui ici indique que le document est visualisé à l'échelle 1 (soit 100%); le point d'interrogation duplique la commande "aide" de la ligne supérieure. Enfin on trouve la flèche commandant la possibilité d'insertion d'autres boutons de commande.

la seconde ligne de barre d'outils

Cette barre comporte des éléments standard de la barre dite de mise en forme à laquelle on a ajouté quelques boutons que nous avons jugés indispensables.

A gauche on trouve en premier affiché le mot normal ce qui caractérise que le texte là ou se trouve le curseur est normal, en ouvrant le menu déroulant on aura accès à tous les types de texte prédéfinis dans la feuille de style correspondante (corps de texte, titre, note de bas de page...). On trouve ensuite la police de caractères (ici Times New Roman) que l'on peut modifier en ouvrant le menu déroulant qui donne accès à l'ensemble des polices installées. Notons que les polices utilisées dans votre document apparaissent non seulement dans la liste par ordre alphabétique, mais aussi en haut de la liste ce qui est fort pratique. La taille des caractères occupe la troisième case. Elle est ajustable entre la taille 8 et 72 en général. Certaines imprimantes acceptent d'autres valeurs en particulier 6 ou 7 même si votre écran ne peut les afficher. On trouve ensuite les styles gras, italique et souligné, puis les divers alignements possibles. Les numéros et puces déjà décrits par ailleurs sont accessibles gràce aux boutons suivants, puis on trouve les possibilités de retrait positif ou négatif d'une partie du texte. Le bouton suivant permet d'encadrer par une bordure une zone sélectionnée.

Dans la section la plus à droite on trouve les boutons ajoutés : surlignage, indice, exposant, changement de couleur du texte, passage de minuscule à majuscule, petites majuscules, possibilité d'augmenter la taille d'un mot sélectionné, accès aux caractères spéciaux.

Quelques compléments :

Vous voulez commencer un paragraphe par une lettrine. Il faut aller dans le menu Format/lettrine après avoir sélectionné la lettre que vous voulez remplacer par une lettrine. Il vous reste à choisir la police, la taille, la position de la lettrine.

Pour l’impression, les menus ont été regroupés et l’on peut désormais imprimer une sélection de pages beaucoup plus élaborée : ainsi on peut définir en une seule fois qu’on veut imprimer l’ensemble des pages “ 1; 7-11; 13; 25 ”. Il suffit de séparer par un point virgule les pages isolées, et de mettre un trait d’union classique pour définir qu’on veut imprimer de la page 7 à la page 11. De plus l’impression s’effectue mieux. D’une part les images sont mieux traitées, d’autre part la mise en forme de la page est plus rapide et enfin Word travaille essentiellement en arrière plan, ce qui fait que l’on peut pratiquement lancer l’impression sans s’arrêter de pianoter sur le clavier. Cependant pour bien maitriser le traitement des images à l'impression nous vous conseillons la lecture du chapitre pc_6.

Notez qu’outre l’aide, classique sous Windows, en cliquant sur le point d’interrogation, on bénéficie d’une nouveauté bien commode tant qu’on ne connaît pas l’usage des différents boutons, c’est l’affichage automatique de leur fonction lorsqu’on laisse traîner le curseur de la souris dessus pendant deux secondes au moins. On peut donc identifier ce à quoi sert chaque bouton directement sans lire la documentation.

La création de la table des matières est automatique et on peut dorénavant la placer au début du texte sans se poser de question car elle se prend en compte dans la numérotation des pages et repagine automatiquement le document en conséquence. Pour l’établir, il suffit de sélectionner soit l’outil ad hoc si on l’a inclus, soit d’ouvrir le menu “ insertion ”, puis “ tables et index ”. On sélectionne alors l’onglet “ table des matières ” (attention il n’est pas forcément le premier, par défaut c’est l’onglet “ index ” qui est devant). Ensuite on dispose d’un menu qui permet de choisir la mise en forme souhaitée de la table des matières. Quand on clique sur OK elle est compilée et vient se placer à la position courante du curseur (attention!).

Wordart

on dispose maintenant de l'outil Wordart pour habiller de manière fantaisiste un texte. Quand vous ouvrez cette barre d'outils, vous ouvrez une fenêtre vous donnant accès aux différents effets, après sélection de celui qui vous convient, vous obtenez une boite de dialogue dans laquelle vous tapez votre texte après éventuellement avoir sélectionné la police de caractère. Ensuite il restera à le positionner exactement au bon endroit.

Voici un exemple. On change le motif et/ou la police comme on change normalement de style ou de police, mais ce n’est pas la même barre d’outils. Bien sûr on peut tout changer : police, effet d’étirement, texte et couleurs du motif, on peut effectuer une rotation du motif et bien évidemment l'insérer correctement dans le texte comme une vulgaire image.

Notez qu'il est possible de récupérer, sous forme de fichier gif par ex., ces effets de style afin de les intégrer dans une image que vous réaliseriez sous Paint Shop Pro. Très peu d'utilisateurs pensent à cette possibilité, c'est cependant ce que nous avons fait pour vous présenter dans ce fichier html les possibilités de wordart.

éditeur d’équations

Ici encore en utilisant le menu “ insertion ”, puis “ objet ” on peut accéder à l’éditeur d’équations Microsoft équations 3.0 qui semble fonctionner infiniment mieux que les précédents. Ici encore les caractères sont ajustables en ligne. Pour modifier une équation il suffit de la sélectionner de cliquer 2 fois dessus et on peut tout modifier.

Ainsi j’ai d’abord écrit le côté gauche de l’équation, puis je l’ai inséré dans le texte, puis j’ai rajouté sans problème la deuxième partie en cliquant sur les différentes cases de l’éditeur pour les caractères spéciaux, ou en frappant au clavier les caractères qui y sont normalement présents, sans me poser de problèmes.

Par contre on ne peut pas changer la police ni la couleur des caractères. Bien sûr vous pouvez créer un outil d’appel à l’éditeur d’équations dans votre barre d’outils personnalisée.

Notez que l'éditeur californien Mathtype fournit un éditeur d'équations nettement plus riche et qui se substitue aisément à celui de Word, et peut aussi fonctionner en autonome pour générer des équations au format GIF (pour votre page web) ou LATEX (pour une publication dans une revue U.S.)

Un dernier conseil : vous désirez faire un gros rapport avec une mise en page soignée. Commencez par taper votre texte au kilomètre sans la moindre fioriture et en utilisant les mêmes caractères pour les titres et le texte. Intégrez les images sans faire trop attention. Ensuite sélectionnez chaque titre en partant du début du texte et affectez lui son style. Et contrôlez alors les sauts de page et la position exacte des images avec le zoom. Vous pouvez ensuite numéroter les pages, ajouter les notes de bas de page, l'index et enfin la table des matières (en dernier).

menu format	la feuille de style
menu outils
menu tableau
1ère ligne de barre d'outils	redondances
2ème ligne de barre d'outils	ajouts
compléments	wordart, équations

	© 2000-2015 LHERBAUDIERE 9 pages à l'impression		dernière mise à jour 22 mars 2013